Archivage physique ou numérique? Que faut il privilégier?

Toute entreprise est vouée à gérer une grande quantité de documents. ils peuvent être standardisés (devis, bons de commande, facture…) ou non (échanges avec vos clients par mail et/ou courrier). Une partie de cette grande quantité d’information doit nécessairement être archivée et la question se pose donc: archivage physique ou numérique?

 

Peut-on réellement faire du zero papier?

En théorie oui depuis que les support numériques ont été reconnus comme preuve admissible au même titre que l’écrit sur support papier par la loi du 13 Mars 2000. Dans la réalité des faits c’est un peu plus compliqué. Pour certains documents (comme de gros contrats par exemple), il est parfois judicieux de conserver à la fois une copie numérique et une copie papier, ne serait ce que pour une simple question de sécurité de l’information grâce à sa redondance. Imaginons que l’ un des deux supports vienne à disparaître, en cas d’incendie de vos archives par exemple, l’existence d’une version numérique vous sauvera la mise.

 

La numérisation fidèle

Attention néanmoins lorsque vous imaginez numériser vos archives, nous ne parlons pas ici de mettre vos documents papier dans votre scanner habituel et de déposer cela sur votre réseau interne… Pour que vos documents conservent une valeur juridique, il faut que la numérisation soit fidèle, il faut donc mettre en place un système d’archivage électronique à vocation probatoire pour garantir la qualité, la fiabilité et la pérennisation de vos copies numériques.

 

Les durées de conservation et l’évolution de la technologie.

En parlant de pérennité, certains documents ont des durées de conservation imposés par la loi. Ces durées peuvent parfois atteindre plusieurs dizaines d’années et il faut alors s’assurer que l’information sera toujours accessible dans 10, 20 voir 30 ans. Imaginez devoir aujourd’hui retrouver un dossier stocké à l’époque sur une disquette… Il y a fort à parier que vous allez avoir du mal à retrouver un lecteur de disquette et un logiciel permettant d’ouvrir ce fameux fichier… Rassurez vous, différentes sociétés sont là pour vous accompagner et s’assureront que l’accès à vos archives est toujours possible.

La sécurité des données des archives physiques et numériques

Au niveau de la sécurité des données, les deux types d’archivage ont des arguments à faire valoir. Concrètement, comme dans beaucoup de domaines liés à la sécurité, de nombreux moyens existent pour protéger les données des actes malveillants ou des risques naturels/techniques. Plus cet élément est important pour votre société, plus vous avez intérêt à y investir tout en essayant d’éviter les excès de zèle (et donc de budget).

 

La gestion des droits d’accès

C’est un point que les chefs d’entreprise n’ont pas toujours en tête et qui est pourtant essentiel, qu’il s’agisse d’archivage physique ou numérique. Vous n’avez pas forcément envie que toute personne accédant à vos archives puisse consulter des documents sensibles. Qu’il s’agisse de fiches de paie ou même d’informations personnelles (Nom, Prénom, numéro de sécurité sociale…). Vous avez sûrement en tête les sanctions encourues en cas de non respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) et j’imagine que vous préférez les éviter.

 

L’archivage mixte, la meilleure solution?

Vous l’aurez peut être compris à la lecture de cet article, le choix d’un support physique ou numérique pour vos archives est loin d’être évident et il n’y a pas de bonne ou de mauvaise solution. En réalité, il est souvent préférable d’allier les deux de manière à répondre aux exigences légales, à vos contraintes de stockage physique ainsi qu’à vos contraintes budgétaires. Dans tous les cas et de manière à ne pas prendre de risques, n’hésitez pas à faire appel à des entreprises telles que https://www.undossieruneplace.com/ porur vous accompagner dans la réflexion de votre projet de gestion documentaire et d‘archivage.

ARTICLES SIMILAIRES

Commentaires

LAISSER UN COMMENTAIRE

S'il vous plaît entrez votre commentaire!
S'il vous plaît entrez votre nom ici

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

LES DERNIERS ARTICLES

Les astuces pour apprendre à jouer rapidement d’un instrument de musique

À l'heure où la musique occupe une place importante dans le cœur des Français, jouer d'un instrument de musique est devenu une vraie passion...

Est-ce qu’une crypto-monnaie globale peut émerger ?

Il y a plus de 5000 cryptomonnaies qui ont été créées. À bien des égards, cette diversité peut freiner le développement de ce marché. Les...

Comment varie le prix de l’or et sur quelle base ?

Pour les particuliers, les variations continues du prix de l’or est énigmatique, mais pas seulement, car tel est aussi le cas pour les investisseurs...